Receta práctica de uso general. Adáptala a tu empresa, revisa lo que produzca la IA antes de usarlo y comprueba el contrato y la configuración de tu herramienta antes de meter datos. Tú decides cómo aplicarla y respondes de su uso.
Resumen. Reúnes en un espacio de tu asistente de IA de empresa los documentos oficiales (convenio, manual del empleado, procedimientos, guías de IT) y tu plantilla pregunta “¿cuántos días de permiso tengo por mudanza?” o “¿cómo me conecto a la VPN?” y recibe la respuesta con el documento y el apartado de donde sale. El mecanismo está medido en soporte: un asistente con la base de conocimiento de la empresa aumentó un 14 % las consultas resueltas por hora, y un 34 % en el personal nuevo (Brynjolfsson, Li y Raymond, 2025); para preguntas internas no hay un estudio propio, así que mídelo tú.
Ficha rápida
| Para quién | Empresas con mucha plantilla o rotación: servicios (limpieza, seguridad, ETT), industria, hostelería, construcción, transporte, clínicas, academias. De 20 a 249 personas. La lleva RR. HH. o administración, con IT si la hay. |
| Tiempo | 5 días. Unas 8 horas, la mayoría para ordenar documentos. |
| Esfuerzo | 2/5 · Configurar una herramienta y formar a un equipo. |
| Coste orientativo | 18-30 € por usuario y mes si cada persona tiene licencia del asistente generalista en plan empresa (comprobado a 7-nov-2026). Un asistente compartido o el módulo de tu software de RR. HH.: depende del proveedor. |
| Reglamento de IA | Transparencia: la plantilla habla con una IA, así que te recomendamos decirlo claramente desde el primer mensaje (art. 50.1). No es alto riesgo mientras no decida ni evalúe nada sobre trabajadores. |
| Datos personales | Medio. No debe acceder a nóminas, expedientes ni datos individuales. |
Qué necesitas antes de empezar
- Documentos oficiales y actualizados: convenio colectivo aplicable, manual o reglamento interno, procedimientos (vacaciones, permisos, gastos, bajas), guías de IT. Si un procedimiento solo está en la cabeza de alguien, el día 2 lo convertimos en texto.
- Asistente de IA de empresa que permita un espacio con documentos y controlar quién accede (ver R01).
- Las 20 preguntas reales que más recibe RR. HH. o IT.
- Formación mínima: 15 minutos para la plantilla: qué es, qué no responde y a quién preguntar.
Semáforo de datos para esta receta
| Color | ¿Lo meto? | Ejemplos |
|---|---|---|
| VERDE | Sí | Convenio publicado en el boletín oficial, calendario laboral oficial. |
| AMARILLO | Sí, con cuenta de empresa | Manual del empleado, procedimientos internos, guías de IT sin contraseñas. |
| NARANJA | No | Nóminas, expedientes, listados de personal con datos de contacto, cuadrantes con nombres. |
| ROJO | Nunca | Datos de salud y bajas, sanciones, salarios individuales, contraseñas, configuraciones de seguridad. |
Paso a paso
- Apunta las 20 preguntas que más os hacen (correos, pasillo, teléfono) y su respuesta correcta. Es tu banco de pruebas.
- Estima cuántas interrupciones de este tipo hay a la semana y cuántos minutos cuesta cada una. Es tu “antes”.
- Reúne los documentos y comprueba que son la versión vigente. Un documento viejo da respuestas viejas.
- Si un procedimiento no está escrito, graba 20 minutos a la persona que lo sabe y conviértelo en procedimiento con el prompt 1. Que lo valide esa persona.
- Los procedimientos de seguridad y salud laboral los valida el técnico de prevención.
- Crea el espacio “Preguntas internas” con los documentos.
- Pega como instrucciones fijas el prompt 2. Incluye el aviso de que es una IA y a quién derivar.
- Limita el acceso a la plantilla (cuentas de empresa).
- Haz las 20 preguntas del día 1, con palabras de la calle (“¿me pagan si me caso?”), con el prompt 3 como guion de prueba.
- Compara con la respuesta correcta: acierta, acierta a medias, falla o inventa.
- Si falla, casi siempre falta o sobra un documento. Corrige y repite las que fallaron.
- Si acierta en casi todas y no inventa, ábrelo a un grupo de 10-20 personas con el mensaje del prompt 4.
- Pide que valoren cada respuesta (útil / no útil) y revisa cada semana las que no.
- Cuenta durante 4 semanas las interrupciones a RR. HH. e IT y compáralas con el “antes”.
Prompts listos para copiar
Prompt 1 · De la explicación de un veterano a un procedimiento
Esta es la transcripción de [ROL] explicando cómo se hace [PROCESO]:
"""[PEGA LA TRANSCRIPCIÓN]"""
Conviértela en un procedimiento interno: objetivo, quién lo hace, cuándo, pasos numerados, documentos o formularios, errores frecuentes, a quién preguntar.
Reglas: solo lo que se dice; si un paso no queda claro, escribe [ACLARAR CON (ROL)]. No añadas requisitos legales.
Prompt 2 · Instrucciones fijas del asistente interno
Eres el asistente de preguntas internas de [EMPRESA]. Eres una inteligencia artificial y lo dices en tu primer mensaje: "Soy un asistente de IA. Respondo con los documentos oficiales de la empresa y puedo equivocarme: para cualquier decisión, confirma con [RR. HH. / IT]".
Reglas:
1. Responde SOLO con los documentos adjuntos. Cita siempre el documento y el apartado.
2. Si no está en los documentos, di: "No lo encuentro en los documentos oficiales. Pregunta a [CONTACTO]". No improvises.
3. No des respuestas sobre casos individuales: salarios concretos, sanciones, despidos, bajas médicas, conflictos. Deriva siempre a RR. HH.
4. No pidas ni guardes datos personales. Si alguien los escribe, recuérdale que no hace falta.
5. Si hay contradicción entre documentos, dilo y deriva.
6. Respuestas cortas, en lenguaje llano.
Prompt 3 · Guion de prueba
Voy a hacerte 20 preguntas de prueba. Responde a cada una como lo harías a un empleado, siguiendo tus instrucciones.
Después de cada respuesta, añade entre corchetes: [Fuente: documento y apartado] o [Sin fuente].
Pregunta 1: [PREGUNTA]
Prompt 4 · Mensaje de presentación a la plantilla
Redacta un mensaje breve (máximo 120 palabras) para presentar a la plantilla el nuevo asistente de preguntas internas.
Debe decir: que es una inteligencia artificial; qué puede responder (convenio, procedimientos, IT) y qué no (casos personales, salarios, sanciones, bajas); que cita la fuente y puede equivocarse; a quién preguntar en caso de duda; que no hay que escribir datos personales; que nadie revisa las preguntas para evaluar a nadie [CONFIRMA QUE ES ASÍ EN TU EMPRESA].
Tono cercano. No prometas nada que no te haya dicho.
Cómo medir el beneficio
- Métrica: interrupciones semanales a RR. HH. e IT por preguntas repetitivas, y minutos que cuestan.
- Calidad: % de aciertos en las 20 preguntas de prueba; % de respuestas valoradas como útiles; nº de respuestas inventadas (debe ser 0).
- Hoja simple:
| Semana | Preguntas al asistente | % útiles | Respuestas erróneas detectadas | Interrupciones a RR. HH. | Interrupciones a IT | Documentos actualizados |
|---|
Riesgos y cómo evitarlos
| Riesgo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Respuestas erróneas sobre derechos laborales (días de permiso, horas, pluses). | Solo documentos vigentes, cita obligatoria, “confirma con RR. HH.” en cada respuesta. Prueba de las 20 preguntas antes de abrir. Revisión semanal. |
| Respuestas que parecen vinculantes. | Te recomendamos dejar claro que el asistente informa y no decide, y derivar los casos individuales (despidos, sanciones, salarios) a una persona. |
| Datos personales. | El asistente no accede a nóminas ni expedientes. Herramienta de empresa con contrato de encargado (art. 28 RGPD). |
| Vigilancia de la plantilla. | No uses las preguntas para evaluar a nadie. Si se registran, conviene informar a la plantilla y, si hay representación, comentarlo con ella (te recomendamos revisar el art. 87 LOPDGDD y el art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores con tu asesor). |
| Reglamento de IA. | Podría aplicarte el aviso del art. 50.1 (aplicable desde 2-ago-2026): la persona debe saber que habla con una IA. Si montas el asistente con tu nombre, quien lo “ofrece” eres tú; si es de un tercero, comprueba que el aviso aparece. Si el asistente pasara a asignar tareas o evaluar a trabajadores, podría ser alto riesgo (Anexo III.4.b): consulta antes. |
Errores típicos
- Cargar documentos sin comprobar que son la versión vigente.
- Abrirlo a toda la plantilla sin la prueba de las 20 preguntas.
- Dejar que responda sobre casos personales.
- No decir que es una IA.
- No actualizar los documentos cuando cambia el convenio o un procedimiento.
Siguiente nivel
En recursos humanos, esta receta te lleva al nivel 4: asistente interno de preguntas de la plantilla y acogida asistida. En IT, al nivel 4 en soporte interno.
- Nivel 5: mides consultas resueltas, satisfacción y tiempo ahorrado a RR. HH. e IT, y mejoras los documentos cada mes con las preguntas sin respuesta.
Fuentes
- E01 · Brynjolfsson, Li y Raymond (2025). The Quarterly Journal of Economics, 140(2). Cuasi-experimento con 5.179 agentes. VERIFICADO (resumen NBER). Evidencia indirecta para preguntas internas.
- E03 · Noy y Zhang (2023), Science. Redacción de procedimientos. VERIFICADO (nota oficial).
- Reglamento (UE) 2024/1689, art. 50.1 y Anexo III.4.b: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
- RGPD, art. 28. LOPDGDD, art. 87. Estatuto de los Trabajadores, art. 64.4.d.
Siguiente paso: haz el diagnóstico gratuito de InteligenciaArtificial.eu (5 minutos la versión rápida): tu grado de implantación frente a tu sector y, según tus respuestas, qué te pide el Reglamento europeo de IA → Empezar gratis
Antes de empezar
- Esta receta es una guía práctica orientativa, no asesoramiento jurídico ni técnico.
- Adáptala a tu empresa, tu sector y tus herramientas.
- Verifica siempre lo que produce la IA antes de usarlo o enviarlo.
- Si hay datos personales o decisiones sobre personas, consulta a un profesional (asesoría jurídica o delegado de protección de datos) antes de ponerla en marcha.
Información general, no asesoramiento jurídico ni profesional. Los resultados dependen de tu empresa: mide antes y después.
Más contexto: cómo implantar la IA en la empresa, por dónde empezar y todas las guías.