Receta práctica de uso general. Adáptala a tu empresa, revisa lo que produzca la IA antes de usarlo y comprueba el contrato y la configuración de tu herramienta antes de meter datos. Tú decides cómo aplicarla y respondes de su uso.
Resumen. Un asistente de IA de empresa con análisis de datos te deja preguntar en castellano a una exportación de ventas (“¿qué clientes han dejado de comprar?”, “¿qué familia ha caído más este trimestre?”), crea las fórmulas y redacta el borrador del informe mensual, siempre que cuadres cada cifra con un total que ya conoces. Es una tarea de doble filo: en el experimento con 758 consultores de BCG, la IA ayudó mucho en tareas de redacción y síntesis, pero en una tarea de análisis de datos con información engañosa los que la usaron acertaron 19 puntos porcentuales menos que los que no (Dell’Acqua y otros, 2023).
Ficha rápida
| Para quién | Comercio, distribución, alimentación, industria, hostelería, inmobiliarias, servicios. De 5 a 249 personas. La lleva gerencia, administración o el responsable comercial. |
| Tiempo | 5 días. Unas 6 horas. |
| Esfuerzo | 1/5 · Una persona, una semana, sin informática. |
| Coste orientativo | 18-30 € por usuario y mes (asistente generalista en plan empresa con análisis de datos, comprobado a 7-nov-2026). La IA de tu hoja de cálculo, si ya la pagas, 0 € extra. |
| Reglamento de IA | Riesgo mínimo. Cuidado: puntuar a consumidores particulares para darles crédito o seguros de vida o salud sería alto riesgo (Anexo III.5). |
| Datos personales | Bajo si trabajas con clientes empresa o con códigos de cliente. Medio si hay nombres de particulares: sustitúyelos por códigos. |
Qué necesitas antes de empezar
- Exportación de ventas del ERP o del programa de facturación: fecha, código de cliente, artículo o familia, unidades, importe. Idealmente 2 años, por meses.
- Totales que ya conoces (facturación anual, del último mes) para cuadrar.
- Tu último informe mensual hecho a mano, para compararlo.
- Asistente de IA de empresa con análisis de datos (que ejecute cálculos sobre el archivo, no que “lea” la tabla) o la IA de tu hoja de cálculo. Ver R01.
- Formación mínima: una regla: “pide siempre la fórmula o el cálculo y cuádralo con un total conocido”.
Semáforo de datos para esta receta
| Color | ¿Lo meto? | Ejemplos |
|---|---|---|
| VERDE | Sí | Estadísticas públicas del sector, precios publicados. |
| AMARILLO | Sí, con la cuenta de empresa | Ventas por familia, por mes, por zona, con códigos de cliente. |
| NARANJA | Solo seudonimizado | Nombres de clientes particulares, direcciones, teléfonos: cámbialos por un código antes de subir el archivo. |
| ROJO | Solo con autorización de dirección y en herramienta de empresa | Márgenes por cliente, costes, tarifas especiales. Nunca en cuentas personales. |
Paso a paso
- Exporta las ventas: una fila por línea de factura o por cliente y mes.
- Quita columnas que no hagan falta (dirección, teléfono, NIF de particulares). Sustituye nombres de particulares por códigos.
- Anota los totales conocidos: ventas del año pasado, del último mes, nº de clientes activos.
- Busca cuánto tardaste en tu último informe mensual. Es tu “antes”.
- Sube el archivo al asistente y usa el prompt 1: describe columnas y calcula totales.
- Si los totales no cuadran con los tuyos, para. Algo pasa con el archivo (abonos, duplicados, IVA). Corrígelo antes de seguir.
- Usa el prompt 2 con 5 preguntas concretas: qué ha crecido, qué ha caído, estacionalidad, concentración en pocos clientes.
- Usa el prompt 3 para detectar clientes cuyas compras han caído más de un 30 %.
- Comprueba la lista con el equipo comercial: ¿tiene sentido? ¿Hay una explicación (cierre, cambio de proveedor, obra terminada)?
- Usa el prompt 4 para redactar el informe del último mes con los mismos datos que usaste a mano.
- Compara las cifras una por una con el informe que hiciste a mano.
- Anota diferencias y quién tenía razón.
- Compara tiempo de preparación (incluida comprobación) y nº de cifras erróneas.
- Si cuadra todo, el próximo informe mensual se hace así, siempre con la comprobación.
- Elige 3 acciones comerciales a partir de los datos (por ejemplo, llamar a los 10 clientes que han caído). La decisión es tuya, no de la IA.
Prompts listos para copiar
Prompt 1 · Entender y cuadrar el archivo
Te adjunto una exportación de ventas de mi empresa ([SECTOR]).
1. Describe cada columna: nombre, tipo de dato, ejemplos y valores vacíos.
2. Calcula, mostrando el cálculo o el código que ejecutas:
- ventas totales por año,
- ventas del mes [MES Y AÑO],
- nº de clientes distintos con compras en [AÑO].
3. Detecta posibles problemas: filas duplicadas, importes negativos (abonos), fechas fuera de rango, celdas vacías.
No interpretes nada todavía. Si no puedes ejecutar cálculos sobre el archivo, dímelo en vez de estimar.
Mis totales conocidos son: [TOTALES]. Dime si cuadran.
Prompt 2 · Preguntas de negocio con cálculo visible
Con el archivo ya cuadrado, responde a estas preguntas. Para cada una: la respuesta en 2 frases, la tabla de cifras que la apoya y el cálculo que has hecho.
1. ¿Qué [FAMILIAS / ARTÍCULOS / ZONAS] han crecido y caído más en [PERIODO] frente a [PERIODO ANTERIOR], en € y en %?
2. ¿Qué peso tienen los 10 primeros clientes en las ventas totales?
3. ¿Hay estacionalidad por meses?
4. [TU PREGUNTA]
5. [TU PREGUNTA]
Reglas: no des explicaciones causales ("ha bajado porque…") salvo que estén en los datos; si propones una posible causa, márcala como HIPÓTESIS. No extrapoles a periodos sin datos.
Prompt 3 · Clientes que se están yendo
Haz una lista de clientes cuyas compras de los últimos [6] meses han caído más de un [30] % frente a los mismos meses del año anterior, con al menos [IMPORTE MÍNIMO] € de compras el año anterior.
Tabla: Código de cliente | Compras periodo anterior | Compras periodo actual | Variación € | Variación % | Último mes con compra.
Ordénala por pérdida en €. Muestra el código o el cálculo usado.
No clasifiques a los clientes por características personales: solo por compras.
Prompt 4 · Borrador del informe mensual
Redacta el informe de gestión de [MES] para la dirección, de una página como máximo, con las cifras ya calculadas:
"""[PEGA LAS TABLAS DE LOS PROMPTS 1-3]"""
Estructura: 3 cifras clave; qué ha ido bien; qué ha ido mal; 3 preguntas para la reunión de dirección.
Reglas: usa solo esas cifras; no añadas recomendaciones estratégicas generales; marca como HIPÓTESIS cualquier explicación.
Al final, lista todas las cifras del texto con la tabla de donde salen, para que las compruebe.
Cómo medir el beneficio
- Métrica: horas para preparar el informe mensual (incluida la comprobación).
- Calidad: nº de cifras erróneas detectadas al comparar con el informe a mano (debe tender a 0 antes de dejar de hacerlo a mano).
- Resultado (opcional): ventas recuperadas a los 90 días de los clientes de la lista del prompt 3 que se contactaron.
- Hoja simple:
| Mes | Horas antes | Horas con IA | Cifras comprobadas | Cifras erróneas | Acciones decididas | Resultado a 90 días |
|---|
Riesgos y cómo evitarlos
| Riesgo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Cifras erróneas con aspecto de correctas. Es la tarea en la que la IA restó acierto en el experimento de BCG (E02). | Cuadrar con totales conocidos antes de preguntar. Pedir siempre el cálculo. Comparar con el informe a mano al menos 2 meses. |
| Explicaciones inventadas (“las ventas bajan por la competencia”). | Marcar HIPÓTESIS. Contrastar con el equipo comercial. |
| Pedir estrategia a la IA. En un experimento con 640 pequeños empresarios, el consejo genérico de la IA no mejoró el resultado medio y empeoró a los que iban peor (Otis y otros, 2023). | Pregunta por tus datos, no por “qué estrategia seguir”. La decisión es tuya. |
| Datos de particulares. | Seudonimizar con códigos. Herramienta de empresa. |
| Reglamento de IA. | Riesgo mínimo: art. 4. Si un día puntúas a consumidores particulares para concederles crédito o fijar precios de seguros de vida o salud, pasa a ser alto riesgo (Anexo III.5.b y c), aplicable desde el 2-dic-2027. Analizar compras de empresas no lo es. |
Errores típicos
- Pegar la tabla como texto en el chat en vez de subir el archivo a un asistente que calcule.
- No cuadrar los totales.
- Confundir correlación con causa.
- Archivos con abonos, IVA o duplicados mezclados.
- Dejar de revisar al tercer mes “porque siempre sale bien”.
Siguiente nivel
En análisis de datos y dirección, esta receta te lleva al nivel 3: informes de gestión preparados con asistente corporativo sobre datos exportados, con verificación de cifras.
- Nivel 4: cuadro de mando conectado a ERP y CRM con preguntas en lenguaje natural (antes, define 8 indicadores clave y de dónde sale cada uno).
- Nivel 5: las decisiones clave registran qué datos se usaron, y se mide el acierto de las previsiones.
Fuentes
- E02 · Dell’Acqua y otros (2023). Navigating the Jagged Technological Frontier. HBS WP 24-013. RCT, 758 consultores: fuera de la frontera, 19 puntos menos de acierto. VERIFICADO.
- E10 · Otis y otros (2023). HBS WP 24-042, Management Science (2026). RCT, unos 640 empresarios. VERIFICADO.
- Reglamento (UE) 2024/1689, art. 4 y Anexo III.5: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
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Información general, no asesoramiento jurídico ni profesional. Los resultados dependen de tu empresa: mide antes y después.
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